Tenir une réunion de comité en ligne avec votes et procès-verbal

Diffusez l'ordre du jour en planifiant la réunion

Créez la réunion dans le groupe du comité avec la date, l'heure et chaque point rédigé comme une décision : « Approuver le budget de la collecte », « Nommer la sous-commission d'audit ». Joignez les documents. Les membres voient l'ordre du jour immédiatement et peuvent lire avant : c'est ce qui transforme une réunion de deux heures en quarante minutes.

Commencez par compter la salle

À mesure que les membres rejoignent depuis un navigateur ou l'application, les présences sont enregistrées. Au début, comparez le nombre à votre quorum et notez-le dans le procès-verbal. Admettez les invités, comme un commissaire aux comptes ou un prestataire, depuis la salle d'attente pour le point qui les concerne.

Menez chaque point jusqu'à une décision

Pour chaque point : le responsable présente en deux minutes, le comité discute, le président formule la motion. Ouvrez le vote sur la réunion avec le texte de la motion et un quorum. Les membres présents votent aussitôt. Si un membre s'est absenté, fixez une date limite pour qu'il vote ensuite. Le résultat est consigné avec le décompte.

Rédigez le procès-verbal sur la réunion

Le secrétaire consigne, sur la réunion elle-même, les décisions, les résultats des votes et les actions. Chaque action est une tâche avec un responsable et une échéance. Les membres absents lisent le procès-verbal, regardent l'enregistrement, et les tâches apparaissent dans leur liste.

Terminez avec la réunion suivante planifiée

Avant de conclure, planifiez la réunion suivante et notez quelles tâches feront l'objet d'un compte rendu. Le prochain ordre du jour part des tâches ouvertes : rien de ce qui a été convenu n'est oublié d'ici là.