Comment tenir l'assemblée générale de votre association en ligne

Envoyez la convocation comme vos statuts l'exigent

La plupart des statuts imposent une convocation un certain nombre de jours avant l'assemblée, avec l'ordre du jour. Créez la réunion dans le groupe Nyocte de votre association avec la date, l'heure et les points de l'ordre du jour, et joignez les documents que les membres doivent lire : rapport annuel, comptes, motions. Les membres sont notifiés dans l'application ; publiez la même convocation dans vos autres canaux pour que personne ne puisse dire qu'il ne savait pas.

Préparez l'ordre du jour en décisions, pas en sujets

« Finances » est un sujet. « Approuver les comptes 2025 » est une décision. Rédigez chaque point comme la décision que l'assemblée doit prendre, nommez la personne qui le présentera et estimez le temps. Une assemblée avec six décisions claires dure quatre-vingt-dix minutes ; une assemblée avec douze sujets dure tout l'après-midi.

Ouvrez la salle en avance et comptez le quorum

Lancez la réunion quinze minutes avant l'heure officielle. Les membres rejoignent depuis un navigateur ou l'application avec leur nom ; l'hôte les admet depuis la salle d'attente si vous en utilisez une. Les présences sont enregistrées à l'arrivée. À l'heure officielle, comparez le nombre au quorum de vos statuts et annoncez-le. Si le quorum n'est pas atteint, appliquez la règle de vos statuts, en général l'ajournement et une nouvelle convocation.

Organisez chaque vote avec une date limite

Pour chaque décision, ouvrez un vote sur la réunion avec le texte de la motion, les options, le quorum et une date limite. Les membres présents votent immédiatement. Ceux arrivés en retard, déconnectés ou absents votent depuis l'application avant la date limite. Le résultat, avec le décompte, est consigné avec l'assemblée.

Rédigez le procès-verbal sur la réunion elle-même

Le secrétaire rédige le procès-verbal sur la réunion au fil de l'eau : qui a présenté, ce qui a été décidé, le résultat du vote et les actions de suivi avec leurs responsables. Comme le procès-verbal vit avec la réunion, l'assemblée de l'année prochaine ouvrira celle de cette année en un geste.

Terminez par le registre

Clôturez l'assemblée en relisant les décisions prises. Publiez le procès-verbal dans le groupe, laissez l'enregistrement accessible aux membres et créez les tâches de suivi avec leurs échéances. L'association dispose maintenant d'un registre qu'elle peut montrer à n'importe quel membre, à une banque ou à une administration.