Check-list des cotisations : du premier versement à un registre auquel tout le monde fait confiance

Convenez des règles avant le premier versement

Écrivez, dans le groupe, ce qui fera débat plus tard :

• Le montant de la cotisation et sa fréquence.
• L'ordre des bénéficiaires (ou le fonctionnement du tirage) et ce qui se passe quand quelqu'un ne peut pas payer à temps.
• L'amende éventuelle pour retard, et qui décide des exceptions.
• Qui enregistre les paiements, qui vérifie le registre, et comment chaque membre consulte son relevé.

Publiez ces règles dans le groupe et votez-les une fois. Quand elles changent, votez de nouveau pour que le changement soit enregistré.

Créez le groupe dans Nyocte

Choisissez le modèle Groupe d'épargne ou de cotisation et nommez le groupe. Invitez les membres par lien ou par code. Donnez leurs rôles au trésorier et au secrétaire ; les autres membres voient leur propre relevé sans pouvoir le modifier.

Si votre groupe gère plusieurs caisses, créez un compte pour chacune : la rotation, l'épargne, le fonds d'urgence. Les garder séparées, c'est ce qui rend le bilan de fin d'année simple.

Enregistrez chaque versement le jour même

Enregistrez chaque cotisation dès qu'elle arrive, au nom du membre et sur le compte concerné. Espèces à la réunion, virement ou mobile money : tout va dans le même registre. Un versement enregistré le jour même est rarement contesté ; un versement enregistré de mémoire un mois plus tard l'est presque toujours.

Montrez à chaque membre son propre relevé

Chaque membre doit pouvoir ouvrir l'application et voir ce qu'il a payé et ce qui reste dû sans demander au trésorier. Ce seul changement supprime la plupart des messages que reçoit un trésorier.

Passez le registre en revue à chaque réunion

Mettez un point « cotisations » de deux minutes à chaque ordre du jour : total collecté, qui est en retard, ce qui a été versé. Les membres entendent les mêmes chiffres au même moment, et le procès-verbal les reporte.

Clôturez le cycle avec un export

À la fin d'une rotation ou d'une année, exportez le registre et partagez-le dans le groupe. Un groupe qui peut montrer son registre est un groupe que l'on rejoint.